HOOFDACTIVITEITEN

Change Management
 

• Analyseert de nood aan Change Management i.f.v. het intakeproces (Quickscan) en beoordeelt de change impact en het veranderingsklimaat (project track records, best practices):
  • voert impact analyses uit (proces, governance, organisatie, cultuur, technologie)
  • identificeert de key stakeholders
  • identificeert en analyseert risico’s
  • identificeert weerstand

 

• Leidt Change Management Activiteiten:

 

• • fungeert als aanspreekpunt voor de diverse afdelingen die beroep wensen te doen op de dienstverlening van Change & Communication

 

• • zorgt dat Change & Communication van bij aanvang van een project/change request betrokken wordt

 

• • werkt de Change Management strategie uit (high level en in detail) in lijn met de gedefinieerde change methodologie; definieert acties op basis van de impact analyse en stakeholder analyse en verdedigt deze bij de project managers

 

• • stelt Change Managementplannen op (communicatie, coaching, learning) in lijn met de gedefinieerde change methodologie

 

• • coördineert dat de Change Managementstrategie en -plannen geïntegreerd worden in de aanpak en plannen van Project Manager

 

• • fungeert als eindverantwoordelijke voor het uitvoeren van communicatieplan (projecten t.e.m size L)

• • fungeert als eindverantwoordelijke voor het uitvoeren van learningplan, rollen/bevoegdheden en - documentatie (projecten t.e.m size L)

 

1. 1. 1. 1. coördineert de omschrijving, kwaliteitscontrole, validatie en publicatie van business rollen/bevoegdheden, verantwoordelijkheden op basis van procesdocumenten

 

1. 1. 1. 2. bewaakt de LMS-integratie (Learning Management System)

 

1. 1. 1. 3. staat in voor de opvolging van opleidingen m.n. participatiegraad, feedback

 

1. 1. 1. 4. geeft didactische feedback en herwerkt indien nodig structuur/design learningdocumenten
         5. adviseert auteurs en opleiders voor opleidingsmateriaal
   2. coördineert en ondersteunt reinforcement
      1. 1. stuurt communicatie, coaching, opleiding en rollen bij waar nodig
         2. ondersteunt de overdracht naar de klant, operations en support team opdat de nodige documentatie en training wordt gegeven

Communicatie
 

• Verzorgt het beheer van communicatiegovernance en communicatiekanalen:
  • zorgt voor het opstellen/bijsturen/uitvoeren van communicatiegovernance
  • waakt over correcte toepassing communicatiegovernance
  • zorgt voor het opstellen/bijsturen/verwijderen van communicatiekanalen
  • waakt over correct gebruik van communicatiekanalen

 

• Staat in voor beheer van huisstijl en branding:

 

• • past de huisstijl in alle communicatie-initiatieven toe
  • biedt ondersteuning in gebruik en toepassing van de huisstijl
  • zorgt voor de opmaak templates in huisstijl
  • begeleidt communicatieprocessen
  • bepaalt tijdstip, vorm, kanaal, tone of voice en begrijpbaarheid inhoud
  • reviseert ontvangen input
  • waakt over correcte taalkeuze
  • stelt verzendlijsten op volgens Assigner-rollen

 

• Zorgt voor het opstellen en uitvoeren van communicatieplannen van kleinere initiatieven/communicatieprojecten in overleg met PM's/teams:
  • analyseert communicatiebehoeften en -opportuniteiten
  • identificeert betrokken stakeholders
  • stelt communicatieplan om
  • zorgt voor uitwerking en uitvoering van de opgelijste communicatieacties
  • evalueert de impact van de communicaties en stuurt bij waar nodig

 

• Organiseert en biedt ondersteuning bij evenementen:

 

• • verzorgt de organisatie van bedrijfsevent ( kerstevenement, ad-hoc vragen) op vraag van management en ondersteuning van evenementen in kader van cultuur

 

• • geeft advies rond het concept van het evenement en uitwerking ervan
  • zorgt voor opvolging en rapportering rond budget
  • selecteert locatie, catering, cameraploeg etc. in functie van budget/vraag

 

• • voert de nodige communicatie rond het evenement uit via de gepaste kanalen naar juiste doelgroep
  • biedt ondersteuning/proefdraaien op de dag van het evenement

 

• Staat in voor community management (Yammer, LinkedIn):

 

• • bepaalt de strategie voor de beheerde kanalen
  • beheert de content kalender voor de beheerde kanalen
  • monitort geposte inhoud door anderen op beheerde kanalen
  • biedt advies bij het toepassen van de policy en updaten ervan in samenspraak met HR

 

• • biedt advies en ondersteuning op maat aan management en Corporate Communication van de klant
  • stelt op en analyseert gebruiksstatistieken

 

• Enabled de communicatie binnen de organisatie:
  • bevordert de communicatiematuriteit van andere teams
  • biedt advies en ondersteuning rond communicatie-initiatieven van andere teams
  • biedt opleidingen in communicatieskills; deelt best practices op vlak van communicatie
  •  
  • • verzorgt de overdracht van communicatie zodat teams zelfstandig communicaties kunnen opnemen/versturen
    • waakt over uniformiteit en kwaliteit van communicatie binnen  de klant
  • Zorgt voor het opstellen van communicatie-initiatieven op maat:
  •  
  • • stelt enquêtes en content op, creëert visuals, maakt filmpjes/foto’s en bewerkt deze volgens beoogd resultaat

Kwaliteitsverbetering domeinen communicatie en Change Management
 

• draagt bij tot de verdere professionalisering door middel van advies omtrent kennisdeling, leren en communicatie binnen de eigen organisatie en de gehele klant-organisatie via best-practices

 

• werkt verbeteringsinitiatieven uit en brengt ze ten uitvoer voor documentatie, rollenbeheer, communicatie en Change Management

CRITERIA

Verantwoordelijkheidsbereik
 

• Beoordelen van de change impact en op basis daarvan de Change Management deliverables in een project bepalen en opleveren

 

• Community Management

 

• Enabling van communicatie binnen de organisatie

 

• Beheer communicatiegovernance en communicatiekanalen

 

• Opstellen van Change Managementplannen (communicatie, coaching, learning)

 

• Organiseren van evenementen

 

• Communicatie-initiatieven op maat

 

• Gecoördineerde Change Management-activiteiten

 

• Opgestelde en uitgestuurde communicaties

Mogelijke gevolgen van onjuiste beslissingen en/of onjuist uitgevoerde activiteiten:

• Het in gevaar brengen van on-time en on-budget realisatie van projecten

 

• Weinig tot geen draagvlak bij interne en externe medewerkers
• Geen verandering in organisatie na oplevering project
• Ontevreden interne en externe medewerkers
• Lage tot geen adoptie van verandering bij medewerkers
• Missie en visie van de organisatie die niet begrepen of geaccepteerd wordt
• Negatief imago van de organisatie t.o.v. de klant

Kennis en complexiteit
 

• Kennisniveau Master of gelijkwaardig door ervaring zonder werkervaring/Bachelor met werkervaring

 

• Relevante werkervaring van 3-5 jaar

 

• Inwerkperiode van enkele maanden

 

• Grondige kennis van het specifieke vakgebied/de specifieke dienstverlening

 

• Grondige kennis van specifieke ICT-programma’s

 

• Kennis van coachingsvaardigheden

 

• Grondige kennis van communicatievaardigheden

 

• Basiskennis PM² (projectmethodologie)
• Kennis van Prosci change methodologie
• Kennis van grafische tools (Indesign, Photoshop, Canva)
• Kennis van de structuur en van de interne (werk)procedures en de reglementering van de organisatie
• Kennis van de courante en bedrijfsspecifieke software

Probleemoplossing
 

• Het kunnen inspireren van anderen op vlak van Change en Community Management en meekrijgen in verhaal teneinde een bedrijfscultuur te installeren en te versterken

 

• Het kunnen identificeren en beheren van de juiste stakeholders/doelgroepen

 

• Het kunnen verkrijgen van detailinformatie van personen binnen en buiten de organisatie en het op een constructief-kritische manier challengen van verkregen Change Management- en communicatiedeliverables vanuit didactisch en kwalitatief oogpunt

 

• Het gestructureerd kunnen opstellen van de verschillende Change Management-plannen en kunnen organiseren van evenementen

 

• Het op een verbindende manier kunnen communiceren (respectvol, empathisch) teneinde op een effectieve manier te communiceren over gevoelens en behoeften

 

• Het kunnen opstellen van Change Managementplannen (communicatie, coaching, learning)

 

• Is zelfstandig in het bepalen en het uitvoeren van de change- en communicatiestrategie binnen het voor het project toegewezen budget

 

• Is gebonden aan budget, processen, governance en Change Management methodologie

 

• Doet beroep op de leidinggevende in geval van conflicten (budget, resources, …)

Communicatie

Interne contacten
 

• Gerichte contacten met Change Managers betreffende de begeleiding rond Change Management-activiteiten sponsorship en resistance management en de dagdagelijkse werking

 

• Gerichte contacten met Teamleads en Management (Head of’s en CEO) betreffende communicatie (bv. community management) en Change Management-activiteiten

 

• Gerichte contacten met de Learning Officer betreffende het opstellen van rollen en voor classificatie/publicatie van materiaal

 

• Gerichte contacten met de Projectmanagers, projectteams, Change & Release Manages, Service Desk, HR, etc. betreffende het definiëren van de strategie en het uitvoeren van activiteiten op vlak van Change Management, communicatie en learning

Externe contacten
 

• Gerichte contacten met de klant betreffende Change Management- en communicatieactiviteiten

 

• Gerichte contacten met catering, grafische bureaus, drukkerij ter ondersteuning van communicatie

Talen
Kennis van Nederlands, Frans en Engels (mondeling en schriftelijk)