Voor een klant zijn we op zoek naar een Executive Assistant.

Startdatum: Zo snel mogelijk

Einddatum: Eind 2026 met mogelijkheid tot verlenging

Type dienstverband: Voltijds

On-site vereiste: Maximale aanwezigheid op kantoor regio Antwerpen

Vereiste talen: Nederlands & Engels

Functieomschrijving:

Als Executive Assistant ondersteun je senior stakeholders en zorg je voor de soepele dagelijkse gang van zaken binnen de organisatie. Dit is een praktische, ondersteunende rol op senior niveau die executive assistance, administratie, evenementcoördinatie en kantoorbeheer combineert. Je fungeert als een echte "manusje-van-alles", in staat om meerdere prioriteiten te beheren, de operationele werkdruk te verminderen en ervoor te zorgen dat alles achter de schermen efficiënt verloopt.

Verantwoordelijkheden:

• Executive Assistance:
  • Beheer complexe agenda's voor meerdere stakeholders
  • Plan vergaderingen en zorg voor logistiek (ruimtes, materialen, coördinatie)
  • Ondersteun leiderschap in dagelijkse planning
• Administratie & Mailboxbeheer:
  • Beheer gedeelde mailbox en prioriteer inkomende verzoeken
  • Afhandelen van administratieve opvolgingen (PO's, reizen, onboardingprocessen, etc.)
  • Ondersteun wervingslogistiek (apparatuur, onboardingcoördinatie)
• Evenementcoördinatie:
  • Organiseer en ondersteun interne en externe evenementen (bijv. bedrijfsevenementen, teamvergaderingen, klantenevenementen)
  • Coördineer alle praktische aspecten (logistiek, communicatie, planning)
  • Zorg voor een soepele uitvoering en opvolging
• Kantoor & Faciliteitenondersteuning:
  • Beheer kantoorbenodigdheden en dagelijkse kantoorbehoeften
  • Ondersteun faciliteitenonderwerpen (badges, leveringen, postverwerking, leveranciers, etc.)
  • Zorg voor een goed functionerende en georganiseerde werkruimte
• Projectondersteuning:
  • Ondersteun ad-hoc projecten (inclusief L&D-gerelateerde initiatieven)
  • Bied administratieve en operationele ondersteuning aan teams
• Communicatie:
  • Fungeer als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders
  • Zorg voor een soepele en gestructureerde communicatieflow

Vereisten & Kwalificaties:

• 4 tot 5 jaar bewezen ervaring in een vergelijkbare rol als Executive/Management Assistant
• Ervaring in een dynamische omgeving met meerdere stakeholders
• Vermogen om te prioriteren, structureren en hoge werkdruk te beheren
• Ervaring met het combineren van administratie, coördinatie en operationele ondersteuning

Must-Have Vaardigheden:

• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden
• Vermogen om meerdere prioriteiten tegelijkertijd te beheren
• Ervaring met executive ondersteuning (agendabeheer, coördinatie)
• Hands-on en proactieve mentaliteit
• Sterke communicatieve vaardigheden (Nederlands & Engels)
• Solide kennis van MS Office 365 (vooral Outlook)
• Vermogen om zelfstandig te werken en verantwoordelijkheid te nemen
• Flexibele mentaliteit (geen strikte 9-tot-5 mentaliteit)

Nice-to-Have Vaardigheden:

• Ervaring in evenementorganisatie/coördinatie
• Ervaring in kantoorbeheer/faciliteitenondersteuning
• Blootstelling aan projectondersteuning of L&D-initiatieven
• Vertrouwdheid met tools zoals Copilot of automatiseringstools
• Ervaring in een snelgroeiende of zakelijke omgeving